Gracias a los avances tecnológicos las empresas han tenido que realizar una serie de cambios en las oficinas. Anteriormente la mayoría de las oficinas eran tradicionales. Hoy día la mayoría de las oficinas cuentan con diseños ergonómicos (áreas abiertas). El trabajo de oficina ha variado y se han añadido otras tareas que lo hacen más interesante, variado y retador.

El objetivo principal de la oficina modular es aumentar el flujo de trabajo, hacer mejor uso del espacio, fomentar las relaciones entre los empleados, compartir equipos costosos e información en diferentes sistemas, disminuir el tiempo de distribución y recibo de la información y crear un ambiente más atractivo para los visitantes.

Sin embargo, hay que tener presente al diseñar este tipo de oficina; designar un área que ofrezca mayor privacidad y que el empleado la pueda utilizar en el momento en que la necesite para realizar trabajos que requieran mucha concentración, confidencialidad o conversaciones privadas.

El término ergonomía se define como la ciencia que planifica el ambiente de trabajo para la conveniencia del empleado y logar más eficiencia en la realización de tareas. Toma en consideración los siguientes elementos para diseñar las oficinas y crear espacios gratos para trabajar:

• Niveles de autoridad según se presenta el organigrama de la empresa
• Distribución de funciones y flujo del trabajo
• Dimensiones de los espacios disponibles
• Comunicación entre divisiones o departamentos
• Número de empleados
• Equipo básico que utilizará cada empleado
• Aspectos ambientales necesarios para satisfacer las necesidades individuales de los empleados
• Posibilidades de ampliación
• Iluminación, temperatura, color, ruido, decoración y equipo

He preparado un slideshare donde les muestro algunos de los equipos que se están utilizando.

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La mayor parte de esta información fue tomada del libro: Procedimientos Administrativos para la Oficina de Amelia Maldonado Ruiz y Conchita Delgado. (2001)

Cuando hablamos de etiqueta en la oficina tenemos que pensar en el conjunto de normas que debemos seguir para actuar en situaciones de carácter formal  e informal.  En otras palabras son las cualidades elementales que debe poseer el ser humano para interactuar con otros en armonía.

En esta pequeña presentación que he preparado tomo en consideración la apariencia personal, el saludo, la etiqueta telefónica, los gestos que deben evitarse al estar en público y la etiqueta en la mesa.  Esta es importante porque tenemos que saber cómo comportarnos cuando nos invitan a una cena o a un almuerzo de negocios.

Muchos de nosotros tenemos el problema de que no nos alcanza el tiempo.  Necesitamos un día de 72 horas, y aún así no nos da tiempo.  Estamos viviendo en unos tiempos donde siempre estamos “acelerados y estresados”. Es por ello, que considero importante que pongamos en práctica los siguientes consejos para evitar el procrastinar las tareas que tenemos pendientes. 

Por ejemplo:

Prepara un plan de trabajo diario.  Sé realista en el mismo, para que lo puedas cumplir.

Dale prioridad a las tareas.  Clasifícalas (Urgente, Importante, Puede esperar, Delegar, etc.)

Respira.  Relájate un momento.

Organízate.  Muchas veces escuchamos este consejo, pero no lo ponemos en práctica.      Recuerda que si te solicitan un documento y tardas demasiado tiempo en conseguirlo, tú eres quien queda mal, se crean una mala imagen tuya, no lo permitas.

Delega.  Muchas tareas se pueden delegar (contestar el teléfono, sellar la correspondencia…)

No recibas llamadas personales.  Aunque no lo creas el mayor robo que se comete en las organizaciones es el robo de tiempo. 

Para ayudarnos a conocer más sobre este maravilloso tema te invito a que visites este enlace, en el mismo encontrarás recomendaciones para administrar tu tiempo efectivamente. 

Además, este video de Stephen Covey te da unos consejos importantes sobre las prioridades en la vida.  Disfrutalo.

 

Te has preguntado alguna vez:  qué es una decisión?, qué pasos debo seguir para que mi decisión sea la más acertada, cuáles son los posibles problemas y consecuencias que acarrea una decisión, tendré éxito o fracasaré…  ésta y muchas preguntas nos vienen a la mente a la hora de tomar una decisión.  Que difícil es tomar una buena decisión (correcta), la mayoría de las veces!  Muchas veces ésta decisión, puede hacer una gran diferencia en nuestras vidas, ya sea en el ámbito personal como en el profesional. 

Te invito a que visites este enlace donde encontrarás, la respuesta a estas preguntas.  Recuerda que nosotros somos responsables por las decisiones que tomamos.

En más de una ocasión hemos escuchado que la primera imagen es la que cuenta, pues no sólo es la primera, la imagen es todo en una organización.   Según Deire José Farias Magallán, Coordinador de VET-UY, “una buena imagen profesional ayuda a crear y ganar un lugar en la mente de los clientes, o sea ”a posicionarse…” 

Por lo tanto, el asistente administrativo tiene que tener una presencia nítida en todo momento. Recuerde que su forma de vestir le dará una idea de quién es usted a los clientes que le visiten. Es por esto que se recomienda el uso de uniformes en las organizaciones.  Si pensamos en la economía y los tiempos en que estamos viviendo, definitivamente resulta más económico y práctico el uso de uniformes.

Otro punto importante es la postura. Recuerdas tus cursos de teclado. La letanía de las profesoras para que mantengan una postura correcta frente al computador. Pies planos en el piso, vista fija en la copia, dedos curvos en las teclas guías …, pero esto no es un sermón que nos guste repetir; es una realidad en nuestra área laboral.  La postura correcta al estar sentados como al estar en pie son claves para crear esa imagen profesional soñada.  Una postura erguida denota que eres una persona segura de ti misma, de igual forma nuestras manos hablan por nosotros.

Te invito a que leas los siguientes articulos: 

IMAGEN PROFESIONAL. “Hay que ser buen profesional y además, hay que parecerlo”

Etiqueta: La imagen personal y profesional  

en ellos encontrarás más detalles de cómo podemos cuidar esa imagen profesional. 

Todos diariamente nos enfrentamos a dificultades, problemas e imprevistos que no sabemos cómo manejarlos y resolverlos. Lo cual nos llena de ansiedad y nos provoca mucho estrés.  Es por eso que te recomiendo que visites este enlace sobre ejercicios recomendados para ayudarnos a lidear con el estrés laboral.  Espero lo disfrutes. 

Saludos a todos y bienvenidos a mi página.   

En esta página encontrarás información valiosa sobre las herramientas que necesitas para ser un buen asistente administrativo.  Trataré de abarcar todos los temas relacionados a la oficina.  Comenzaremos con algunas herramientas para tu desarrollo personal y profesional.

Espero que disfruten de esta nueva experiencia de aprendizaje. 

Prof. M. Negrón